Effizienz steigern durch geschickte IT-Auswahl

IT ist längst für viele Franchisesysteme ein lebenswichtiges Alltagswerkzeug. Wenn sie „down“ ist, steht der ganze Betrieb. Oft basieren sogar wesentliche Alleinstellungsmerkmale und besondere Serviceangebote des ganzen Franchisesystems auf dem geschickten Einsatz moderner Informationstechnologie. IT ist hier also regelrecht ein Konkurrenzmittel, um sich gegen Wettbewerber abzusetzen. Ein wesentlicher Teil der Anlage­investitionen des Franchisegebers und der Einstiegskosten für neue Franchisenehmer gehen dann in den Kauf und die Bereitstellung einer IT-Infrastruktur.

Nun sind die Einstiegskosten immer ein Hürde. Geeignete Franchisekandidaten zu finden, ist schwierig genug für viele Franchisesysteme. Passende Interessenten, die auch genug Eigenkapital mitbringen oder eine entsprechende Finanzierung zu Stande bringen, sind noch schwerer zu bekommen. Wenn ein Franchisesystem also die Einstiegskosten senken kann, ist das zum Vorteil der Franchisenehmer und erleichtert das Wachstum der Franchisekette.

Hohe Investitionen in IT-Infrastruktur sind aber erfreulicherweise heutzutage nicht mehr notwendig. Mit den Angeboten der großen IT-Service-Provider ist es auch für kleinste Unternehmenseinheiten möglich, eine hochmoderne, ausfallsichere IT-Infrastruktur zu nutzen – in einer Qualität, die sich sonst nur Großkonzerne leisten können. Ähnlich wie bei anderen modernen Dienstleistungsangeboten wie Car Sharing nutzt man den Service, ohne die für die Bereitstellung notwendigen Kosten und Risiken zu tragen. Die Schlagworte dafür heißen „Software as a Service“ oder „„infrastructure as a Service“. In der Regel ist es beides zusammen. Das neue Prinzip: Als Franchisegeber oder als neuer Franchisenehmer stelle ich mir weder eigenes „Blech“ in meinen Serverschrank, noch verschwende ich knappe Investitionsmittel für Software-Lizenzen. Stattdessen nutze ich die Datacenter der Serviceprovider mit Enterprise Service Levels zu monatlichen Mietpreisen pro User, die niedriger sind als eine Fahrradmiete pro Tag im Sommerurlaub.

Lassen Sie mich das am Beispiel einer Microsoft Exchange Server Bereitstellung illustrieren. Früher hieß es: geeignete Hardware dimensionieren, auswählen und bestellen, sich für ein Software Lizenzmodell entscheiden und die Lizenzen bestellen, wenn beides da ist, Host-Betriebssystem installieren, Virtualisierungsschicht aufsetzen, Microsoft Server aufsetzen, Exchange Server installieren, User einrichten. Um das alles hinzukriegen, brauchte man entweder einen gut ausgebildeten Microsoft-Administrator als Mitarbeiter oder einen externen IT-Dienstleister. Dauer, wenn’s gut läuft, zehn Tage. Heutzutage geht es so, wie mein Sohn sich neulich zu seinem 13. Geburtstag seinen Minecraft-Server geholt hat – und es braucht die gleichen Fähigkeiten. Auf die Webseite gehen, mit Schieberegler Leistungsfähigkeit des Servers auswählen, (mein Sohn hat alles ganz nach rechts geschoben), Anzahl User auswählen, Kreditkarte eingeben (meine), 30 sec. warten. Fertig! Dauer insgesamt: weniger als fünf Minuten.

Nun gibt es Einwände und Sorgen bei dem Gedanken an Cloud-Dienste. Zu viele Risiken: „Dann habe ich ja gar nichts mehr unter Kontrolle. Was ist, wenn alle Daten plötzlich weg sind? Kann ich sicher sein, dass Fremde (NSA?) meine Daten nicht einsehen?“ Leider ist es in den meisten Unternehmen so, dass man erwidern kann: „Lieber Unternehmer, was Besseres kann dir gar nicht passieren, als das Deine IT endlich unter eine andere Kontrolle gestellt wird. Weißt Du denn, wer in Deinem Serverraum alles ein- und ausgeht? Hat der überhaupt ein Türschloss? Meinst Du wirklich, Deine Daten wären bei Dir sicherer vor fremdem Zugriff als in einem Datacenter in Dublin?“ Es ist ganz klar, dass sich Verfügbarkeit, Ausfallsicherheit, Zugriffsschutz und Datensicherheit bei den meisten Unternehmen durch die Nutzung von Cloud- Diensten drastisch verbessern würden.

Das weltweit am meisten eingesetzte Softwarepaket ist Microsoft Office. Die Office 2013 Professional Version kostet im Einzelhandel 130 Euro. Dann hat man zwar die Software, aber noch nichts, wo man die Daten sicher ablegen kann, kein Email-Postfach, keine gemeinsamen Kalender usw. Als Clouddienst Office 365 gibt es das Software Paket als Jahresabo für Euro 3,80 pro User und Monat und dazu 1 Terrabyte Datenspeicher, 50 Gigabyte Postfach, einen firmeninternen Messagingdienst, ein Intranet sowie Telefon und Videokonferenz über das Internet. Da alles auf den Servern von Microsoft läuft, braucht man bei sich der Firma auch nicht die neuesten und leistungsfähigsten Arbeitsplatzrechner. Es reicht, das zu kaufen, was vor zwei oder drei Jahren das Beste war oder sogar gebrauchte Rechner zum Beispiel aus einer Konkursmasse.

Eigentlich bräuchte man für Office 365 sogar keine eigenen Rechner mehr. Man kann von jedem Rechner der Welt seine Angebotskalkulation mit Excel Online aufschlagen oder die Firma mit PowerPoint präsentieren. Es ist auch nicht mehr notwendig, für jeden Anwender mehrere Office Instanzen zu installieren und zu warten. Am Arbeitsplatz, im Home Office, auf dem Laptop oder dem Smartphone, sowohl die Software als auch die Daten sind immer sofort da und verfügbar. Nie mehr Dateien auf einem Stick von der Firma ins Home Office und wieder zurück tragen. Das Marktforschungsunternehmen Forrester Research hat in einer Studie ermittelt, dass für mobile Angestellte durch den einfachen Zugriff auf Informationen eine Stunde Zeitgewinn pro Tag und Mitarbeiter entstehen.

Das bekannteste Franchise-Unternehmen, das Office365 einsetzt, ist Burger King. Andere bekannte Marken sind Starbucks oder Hilti sowie die Stadtverwaltungen von New York und San Franzisco.

Als IT-Trainingsunternehmen freuen wir uns bei New Horizons über die Entwicklung zu ein­facher einsetzbaren und kostengünstigeren IT-Services. Denn die klassischen Projekte haben oft so viel Geld, Zeit und Ressourcen verschlungen, dass dann für Schulungen kaum noch Geld übrig blieb. Wenn die Anwender aber nicht mit der Software umgehen können, die teuer und mühsam eingeführt wurde, entwertet das radikal die getätigten Investitionen. Egal, wie hervorragend die Technologie ist, die Sie Ihren Mitar­beitern zur Verfügung stellen, die wirkliche Produktivitätssteigerung entsteht durch bessere Fähigkeiten in der Anwendung. „Zehn Jahre Excel Erfahrung“ bedeutet eben leider meistens nur, dass man zehn Jahre vor Excel gesessen hat. New Horizons Hamburg allein hat im Jahr 2014 über 2.000 Personen in Excel geschult. Und es war immer notwendig!

Als Microsoft Gold Partner für Learning Solutions unterstützen wir Unternehmen bei der Einführung von Office 365 durch Beratung bei der Planung und Schulung der Fachkräfte, die mit der Einführung und Umstellung befasst sind. Und natürlich sorgen wir in den Anwenderschulungen dafür, dass die neuen Produktivitätswerkzeuge auch optimal genutzt werden.

Nachgefragt:

FORSYSTEMS: Sie haben die Vorteile von Cloud-Lösungen sehr verständlich beschrieben, wo sehen Sie denn im Anwendungsbereich aktuell noch kritische Faktoren, die am Ende (derzeit noch) zur Empfehlung einer klassischen Office Lösung führt?

Weigelt: Ein Schwachpunkt bei der Nutzung von Cloud-Anwendungen ist natürlich die Internet-Verbindung. Für die gelegentliche Nutzung von Office 365 aus dem Home Office reicht durchaus, was man zu Hause als Privatnutzer hat. In der Firma aber braucht man eine Leitung für Business Kunden. Besser sogar zwei – von unterschiedlichen Providern, um einen „Single Point of Failure“ zu vermeiden.

Die Online Varianten von Office sind äußerst leistungsfähig. Jede Excel-Datei, egal welche noch so komplizierten Formeln darin verwendet wurden, liefert in der Onlineversion natürlich die gleichen Rechenergebnisse wie die Desktop Version. Es kann aber sein, dass einzelne Anwender sehr intensiv mit Office arbeiten und mit der Vollversion besser bedient sind. Dann kann man für derzeit 5,5 EUR im Monat eine Vollversion dazu buchen und diese für den einzelnen Anwender auf bis zu fünf Geräten installieren. (Alle genannten Preise sind hier incl. MwSt.)