Selbst das Privatkonto ist nicht tabu: Ob digital oder ausgedruckt – Unterlagen sind Betriebsprüfern vorzulegen

CD´s statt Aktenordner – auch bei den Finanzämtern ist das elektronische Zeitalter ange­brochen. Bei einer digitalen Prüfung kann der Betriebsprüfer beispielsweise Daten direkt auf seinem Laptop abspeichern und mit seiner speziellen Prüfsoftware auswerten. Doch welche Daten müssen aufbewahrt werden und welche Daten darf das Finanzamt prüfen? Unternehmen müssen alle steuerlich relevanten Daten archivieren und bei einer digitalen Betriebs­prüfung in elektronischer Form zur Verfügung stellen.

Finanzverwaltung erkennt auch elektronische Kontoauszüge an

Seit kurzem erkennen die obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder auch elek­tronische Kontoauszüge als Buchungsbelege an. Dabei muss allerdings sichergestellt werden, dass die Dateien mit den elektronischen Kontoauszügen weder gelöscht, noch verändert werden können. Sie müssen innerhalb der 10jährigen Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht werden können. Dabei ist zu dokumentieren, auf welche Weise die elektronischen Kontoauszüge aufbewahrt, archiviert und weiterverarbeitet werden. Die strengen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Aufbewahrung werden nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums erfüllt, wenn das Kreditinstitut während der Aufbewahrungsfrist eine Zweitschrift des Kontoauszuges erstellen würde.

Herkunft von Einlagen muss nachgewiesen werden

Wer meint, Betriebsprüfern nur Einsicht in betriebliche Konten gewähren zu müssen, muss sich eines Besseren belehren lassen. Den Fiskus geht es zwar grundsätzlich nichts an, woher das private Vermögen stammt und wie es verwendet wird. Doch spätestens wenn Gelder von Privatkonten auf betriebliche Konten transferiert und als Einlagen gebucht werden, sind die privaten Konten nicht mehr tabu. Der Unternehmer muss dann erklären können, dass das Geld tatsächlich aus seinem privaten Vermögen stammt und nicht nur auf private Konten gezahlte Betriebseinnahmen zurück überwiesen werden. Als Nachweis fordern die Finanzbeamten dann auch private Kontoauszüge an. Zu Recht, entschieden bereits mehrfach die obersten Finanzrichter. Sie meinen: Wenn der Unternehmer selbst durch seine Kontenbewegungen und Buchungen seine privaten Vermögensverhältnisse mit der betrieblichen Sphäre verknüpft, dann darf sich der Betriebsprüfer auch davon überzeugen, dass alles seine Richtigkeit hat. Grundsätzlich müssen das private und das betriebliche Vermögen eindeutig und klar voneinander getrennt werden. Vermögensverschiebungen zwischen dem Betriebs- und dem Privatvermögen, ohne die die steuerliche Gewinnermittlung nicht möglich ist, müssen plausibel gemacht und offengelegt werden.

TIPP

Gemischte Bankkonten, auf denen sowohl betriebliche Geschäftsvorfälle als auch private Zahlungsvorgänge verbucht werden, sind also nicht zu empfehlen. Auch sie gelten als betriebliche Konten mit der Folge, dass die „privaten“ Kontoauszüge aufzubewahren und bei einer Betriebsprüfung vorzulegen sind.