Die häufigsten Fehler beim Erstellen eines Kassenbuchs: von Steuerberater Christian Schindler, Beratungsschwerpunkte Franchise und Gastronomie

Kassenführung hört sich einfach an, kann aber dennoch sehr schwierig und folgenschwer sein. Sind die Aufzeichnungen nicht korrekt erfasst und verbucht worden, ist Betriebsprüfern die Tür für Hinzuschätzungen geöffnet. Gerade bei Franchisenehmern, die viel mit Bargeld arbeiten, ist sehr genau auf eine Abstimmung der Bargeldbestände zu achten und das Kassenbuch ordnungsgemäß zu führen. Dabei sollten folgende Fehler vermieden werden:

1. Kassenbuch wird nicht zeitnah geführt

Die Kasse ist täglich zu führen. Die Führung des Kassenbuchs durch den Steuerberater am Monatsende genügt nicht dem Gebot einer zeitnahen Kassenführung.

2. Kassenbestand wird nicht abgeglichen

Die Bargeldsumme im Kassenbuch ist täglich mit dem tatsächlichen Kassenbestand abzugleichen, um Differenzen schnell entdecken zu können („Kassensturzfähigkeit“).

3. Umsätze werden nicht nach Steuersätzen erfasst

Die Einnahmen sind laut Tages Z-Bon zu erfassen, wobei zumindest die Umsätze zum ermäßigten und zum vollen Steuersatz getrennt aufzuzeichnen sind.

4. Bankeinzahlungen stimmen mit der Kassenentnahme nicht überein

Die Einzahlungsbelege bei der Bank müssen immer mit dem Austragungsdatum und dem Entnahmebetrag der Kasse übereinstimmen.

5. Kartenzahlungsaustragungen fehlen

Mit EC- oder Kreditkarte geleistete Zahlungen sind am gleichen Tag aus der Kasse wieder auszutragen, da sich dieses Geld nicht in der Kasse befindet, sondern eine Forderung gegen die Bank/Kreditkartenfirma begründet.

6. Gutscheine wurden falsch ausgebucht

Gutscheine sind im Bereich der Einnahmen über erhaltene Anzahlungen zu buchen. Eine Entnahmebuchung erfolgt nicht, da hier das Geld in der Kasse verbleibt.

7. Einzahlungen mit Geldbomben erst bei Bankgutschrift erfasst

Bei Einzahlung mit Geldbomben ist der Tag des Einwurfes bei der Bank im Kassenbuch zu erfassen. Da die Bankgutschrift meist erst nach einigen Tagen erfolgt, würde der Kassenbestand nicht stimmen, wenn erst die Bankgutschrift in die Kasse übernommen würde.

8. Der Kassenbestand befindet sich im Minus

Eine Bargeldkasse hat immer einen Mindeststand von Null Cent. Es darf keinen negativen Kassenbestand geben. Minusbestände sind nicht möglich, auf Dauer zu hohe Kassenbestände deuten ebenfalls auf eine fehlerhaft geführte Kasse hin.

Empfehlung:

Weist die Kassenführung bei einer Außenprüfung irgendwelche Mängel auf, hat der Betriebsprüfer seine Steuernachzahlung fast sicher. Die Kassenführung ist der wichtigste Bestandteil der ETL Franchise–Buchhaltung und mit „ETAXbeleg“ ermöglicht Ihnen ETL Franchise die Archivierung Ihres Kassenbuches in elektronischer Form.