Thermobelege gefährden Vorsteuerabzug: von Steuerberater Hagen Lippke, Beratungsschwerpunkte Franchise und Gastronomie
Nahezu jeder Unternehmer kennt das leidige Thema. Die Tankquittungen wurden akribisch gesammelt, die Bewirtungsbelege mühevoll ausgefüllt. Doch bereits nach wenigen Wochen lässt sich aus den verblassten Thermobelegen nur noch mit Mühe der Betrag und das Datum entziffern. Die Konsequenz ist, dass die gesetzliche Aufbewahrungspflicht, Steuerunterlagen 10 Jahre lang leserlich aufzubewahren, vom Unternehmer nicht erfüllt wird. Die Betonung liegt dabei auf dem Wörtchen „leserlich“. Der Unternehmer ist hierfür verantwortlich und muss alle ihm zumutbaren Maßnahmen ergreifen, um diese Anforderung zu erfüllen.
Thermobelege sind nicht für die Ewigkeit
Die Haltbarkeit von Thermopapieren beträgt je nach Qualitätsstufe weit weniger als 10 Jahre. Betroffen sind beispielsweise Rechnungen von Tankstellen, Restaurants, Kaufhäusern oder auch Blumenläden, die Thermopapiere mit einer geringen Haltbarkeitsstufe verwenden. Da es an einer gesetzlichen Regelung zur Verwendung eines bestimmten Papiers für Rechnungen mangelt, sind Thermopapiere leider noch immer in Gebrauch.
Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug in Gefahr
Lässt sich nur noch erahnen, was auf einem verblassten Thermobeleg gestanden hat, ist Gefahr im Verzug. Betriebsprüfer können bei unleserlich gewordenen Ausgabenbelegen nicht nur den Betriebsausgabenabzug versagen, sondern insbesondere auch den Vorsteuerabzug.
Kopieren Sie noch oder scannen Sie schon?
Um die Lesbarkeit von Thermobelegen zu sichern, kann der Unternehmer zwar alle erhaltenen Thermobelege aufwendig kopieren und die Kopie zusammen mit dem Originalbeleg knicken, lochen, abheften und mindestens 10 Jahre aufbewahren. Scannen ist da schon besser. Das Scannen einzelner Belege löst das eigentliche Problem jedoch nicht. Effizienter ist die Digitalisierung der gesamten Buchhaltungsunterlagen. Der Unternehmer scannt die Belege ein und archiviert sie digital. Mit entsprechender Technik und sicheren Archivierungsprogrammen ist dies heute kein Problem mehr.
ETL PISA ist die Lösung
Bei der ETL Franchise wird hierfür die eigens entwickelte Onlineplattform ETL PISA für die Archivierung genutzt. Mit ihr sind alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Zudem kann der Unternehmer sich jederzeit und von jedem Ort der Welt aus online jeden einzelnen seiner Belege problemlos anschauen. Das Papierarchiv im Keller kann man sich fortan sparen, da elektronisch sicher archivierte Belege vernichtet werden können.
Die ETL Franchise-Steuerberater stehen Ihnen gern zu allen Fragen rund um die elektronische Archivierung zur Verfügung!
