Kassenprotokolle aller Art sind aufbewahrungspflichtig

Franchisenehmer mit ausschließlich, überwiegend oder ins Gewicht fallenden Barumsätzen müssen eine Geschäftskasse führen. Der Kassenführung kommt für die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchhaltung eine wesentliche Bedeutung zu. Denn Fehler in der Kassenführung können die Verwerfung der gesamten Buchhaltung durch die Finanzbehörde und eine Schätzungsbefugnis im Rahmen der Betriebsprüfung bedeuten. Dies führt dann immer zu einem Mehr an Steuern.

Grundsätzlich kann kein Unternehmer aus steuerlichen Gründen zur Nutzung einer Registrierkasse oder PC-Kasse verpflichtet werden. Doch gibt es auch außersteuerliche Gründe, die die Nutzung einer elektronischen Kasse erforderlich machen. Bereits im Dezember 2010 stellte die Finanzverwaltung klar, dass die durch eine elektronische Registrierkasse erfassten Einzeldaten in ihrer elektronischen Form archivierungspflichtig sind. Kann die aktuell im Einsatz befindliche Kasse diese Vorgabe nicht erfüllen und konnte sie auch nicht aufgerüstet werden, so darf sie maximal noch bis zum 31. Dezember 2016 zum Einsatz kommen.

In der Franchisebranche werden seit Jahren moderne PC-Kassen, die einen täglichen Datenabgleich zwischen Franchisenehmer und -geber ermöglichen, eingesetzt. Dabei werden immer wieder Artikeldaten geändert. Diese Änderungen sind ebenso zu protokollieren wie die Ersteinrichtung der Kasse. In der Regel werden die Protokolle auf dem Bondrucker erstellt, sodass sie in ihrer Papierform archiviert werden müssen. Erfolgt der Protokolldruck als Datei, so ist diese aufzubewahren.

Fehlen einzelne oder alle Umprogrammier- bzw. Änderungsprotokolle, so ist dies ein wesentlicher Fehler der Kassenführung, der bereits für sich genommen die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung zerstört und damit die Hinzuschätzung durch die Finanzverwaltung ermöglicht. Dies urteilten die Richter des Bundesfinanzhofes (BFH) im Sommer 2015. Sie stuften das Fehlen von Programmierprotokollen als ebenso schweren Fehler ein, wie das Fehlen der Bedienungsanleitung oder einzelner bzw. aller Tagesendsummenbons. In ihrer Begründung stellten die Richter fest, dass grundsätzlich jede elektronische Registrierkasse manipulierbar ist und nur die Programmierprotokolle einen Hinweis darauf geben, dass die Kasse gerade nicht manipuliert wurde.
Unstreitig kann keine Registrierkasse so verwendet werden, wie sie der Hersteller ausliefert. Bereits vor der ersten Nutzung muss die Kasse auf die Erfordernisse im Unternehmen angepasst werden. Die Bedienungsanleitung, die für zehn Jahre nach dem letzten Einsatz der Kasse aufzubewahren ist, erklärt, welche Daten wie, wann und wo erfasst und gespeichert werden können. Dabei haben die Registrierkassen aller Typen, von der einfachsten Kasse bis zur hochkomplexen PC-Kasse mit angeschlossenem Warenwirtschaftssystem diverse Wahlmöglichkeiten. Sind die Wahlmöglichkeiten doch die Voraussetzung, dass ein und derselbe Kassentyp den unterschiedlichen Erfordernissen in verschiedenen Unternehmen Rechnung tragen kann.

auch bei jeder späteren Änderung hat der Unternehmer die Möglichkeit, seine Wahl zu über­prüfen und neu festzulegen. Die im Rahmen der Ersteinrichtung und bei jeder Änderung erfassten Stammdaten können in einem Programmierprotokoll sichtbar gemacht werden und sind auf Verlangen der Finanzverwaltung vorzulegen. Dabei ist zu beachten, dass einige Kassentypen diese Programmierprotokolle nach Abschluss der Änderung automatisch ausdrucken; bei einigen muss ein separater Druck des Protokolls angestoßen werden. Unabhängig davon, wie der Druckvorgang erfolgt, unterliegen die Protokolle der Archivierungsdauer von zehn Jahren.

Seit Bekanntwerden des BFH-Urteils verlangt die Finanzverwaltung in allen offenen Betriebsprüfungsfällen die Vorlage von Bedienungsanleitung und Programmierprotokollen. Es ist deshalb ratsam, im Unternehmen zu prüfen, wo die Bedienungsanleitung und die Einrichtungsprotokolle sind. Fehlt die Bedienungsanleitung, sollte sie umgehend vom Kassenaufsteller oder aus dem Internet besorgt werden. Die umfangreichen Bedienungsanleitungen dürfen dabei durchaus auch als elektronische Datei aufbewahrt werden. Fehlen die Einrichtungsprotokolle, so kann für die Vergangenheit nicht viel getan werden. Weg ist leider weg. Nehmen Sie aber ab jetzt jedes Protokoll zu Ihren Unterlagen. Für die Vergangenheit kann es aber hilfreich sein, wenn alle ausgedruckten Berichte, wie Warengruppenbericht oder Monatsbericht, aber auch Zeitzonenberichte und nicht nur der Tagesbericht vollständig vorgelegt werden können.

Hinweis: Grundsätzlich muss der Unternehmer nicht alle möglichen Berichte, die die Registrierkasse ermöglicht, ausdrucken. Doch wenn die Berichte gedruckt werden, müssen auch sie für die Dauer von zehn Jahren aufbewahrt werden.