Plötzlich Betriebsprüfung: Der schleichende Einstieg über die Lohnsteuernachschau
Die Lohnsteuer-Nachschau gibt es seit 2013. Sinn und Zweck war damals wie heute, die Betriebsprüfer zu ermächtigen, ohne viel Aufwand und Formalitäten in die Unternehmen gehen zu können, um dort vor Ort die ordnungsgemäße und zutreffende Einbehaltung der Lohnsteuer zu prüfen. Interessant ist es für Finanzbeamte beispielsweise, sich an Einsätzen des Zolls (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) zu beteiligen, um kurzfristig die steuerliche Behandlung von Mini-Jobs zu prüfen oder Feststellungen der Arbeitgeber- bzw. Arbeitnehmereigenschaft zu treffen. Doch nicht nur das. Auch die Eröffnung eines neuen Unternehmens ruft den Fiskus oft auf den Plan.
Durch die Einstellung neuer Prüfer werden solche Nachschauen künftig öfter durchgeführt. Doch was meist harmlos beginnt, kann oftmals in die falsche Richtung gehen und zu einer vollwertigen Betriebsprüfung erweitert werden. Unternehmer sollten daher ihre Rechte und Pflichten während einer solchen Prüfung genauestens kennen und entsprechend gut vorbereitet sein.
Plötzlicher Besuch mit Folgen
Am Anfang steht der Prüfer unangemeldet vor der Tür und erklärt, dass er sich einige lohnsteuerlich relevante Vorgänge genauer ansehen möchte. Das Recht ist hier auf seiner Seite, denn grundsätzlich kann die Nachschau zu jeder Zeit, auch außerhalb der üblichen Geschäftszeiten, vorgenommen werden, solange noch Arbeitnehmer des Unternehmens anzutreffen sind. Auch der Ort ist frei wählbar. So kann die Nachschau auch in angemieteten/gepachteten Räumen des Unternehmens oder sogar im häuslichen Arbeitszimmer des Unternehmers stattfinden. Einzige Einschränkung: Die Lohnsteuer-Nachschau gewährt kein Durchsuchungsrecht. Das bloße Betreten oder Besichtigen von Geschäftsräumen, Betriebsräumen oder Grundstücken ist jedoch noch kein Durchsuchen. Darüber hinaus gilt jedoch: „Nur gucken, nicht anfassen.“
Der Unternehmer kann sich allerdings nicht auf diesen Slogan zurückziehen, sondern er ist verpflichtet, auf Wunsch des Prüfers Lohn- und Gehaltsunterlagen, Aufzeichnungen, Geschäftspapiere, Bücher und andere Urkunden vorzulegen und Auskünfte zu erteilen, soweit dies zur Feststellung lohnsteuerlich erheblicher Sachverhalte zweckdienlich ist.
Anders bei den elektronischen Daten. Will der Prüfer hierauf zugreifen, so kann er das nur, wenn der Unternehmer dem zustimmt. Andernfalls kann der Amtsträger lediglich verlangen, dass ihm die erforderlichen Unterlagen in Papierform vorgelegt werden. Auch Arbeitnehmer müssen über Art und Höhe ihrer Gehälter und Löhne Auskunft geben und auf Verlangen Bescheinigungen über den Lohnsteuerabzug vorlegen.
Aufzeichnungspflichten durch das Mindestlohngesetz
Mit dem Mindestlohngesetz wurden umfassende Nachweis- und Aufzeichnungspflichten eingeführt, deren Einhaltung natürlich auch die Prüfer interessiert. Die Nachweis- und Aufzeichnungspflichten gelten für alle Arbeitnehmer bestimmter Branchen, z. B. für die Gastronomie und Hotellerie sowie branchenunabhängig für alle Mini-Jobber und kurzfristige Aushilfen. Speziell bei Arbeitnehmern, die neben einer Hauptbeschäftigung in einem Mini-Job tätig sind, sollte daher besonders sorgfältig geprüft werden, ob die Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden. Unternehmer, die Mini-Jobber beschäftigen, sollten deshalb unter anderem aufzeichnen, in welchem Umfang ihre Mini-Jobber in anderen Beschäftigungen tätig sind und sie darüber hinaus verpflichten, jegliche Änderungen an der Wochenarbeitszeit unverzüglich mitzuteilen.
Stellt sich heraus, dass der Mini-Jobber eine zu große Überstundenzahl vor sich herschiebt, kann auch das für sie schnell zur Sozialversicherungspflicht führen. Auch bei sogenannten Freelancern wird genauer hingeschaut. Denn wenn diese als Scheinselbständige oder arbeitnehmerähnliche Selbständige einzuordnen sind, weil diese beispielsweise nur für einen einzigen Unternehmer arbeiten oder in den Arbeitsablauf des Unternehmens eingegliedert sind, kann aus dem Freelancer schnell ein sozialversicherungspflichtiger Mitarbeiter werden, für den Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge nachgezahlt werden müssen.
Von der Mücke zum Elefanten
Hat der Prüfer Zweifel, kann er die Aussagen nicht nachvollziehen oder boykottiert der Unternehmer den reibungslosen Ablauf der Nachschau, indem er sich weigert, Informationen herauszugeben, kann die Lohnsteuer-Nachschau unverzüglich und ohne Vorankündigung zur Lohnsteuer-Außenprüfung erweitert werden. Der Prüfer muss lediglich ein entsprechendes Formular übergeben, das den Namen des Prüfers, die zu prüfenden Steuerarten, die Prüfungszeiträume und der Startzeitpunkt der Prüfung nennt.
Achtung Kontrollmitteilung
Fehlerhafte Einbehaltung der Lohnsteuer bedeutet oft auch fehlerhafte Sozialversicherungsbeiträge. Hier arbeiten die Beamten perfekt zusammen. Eine Kontrollmitteilung an die betroffenen anderen Prüfbehörden und der Domino-Effekt ist da. Für den Fall des Falles: Sprechen Sie vor einer Lohnsteuer-Nachschau mit Ihrem Steuerberater und stimmen die richtige Verhaltensweise ab.
